Uitbesteding van kerntaken van pensioenfondsen en verzekeringsmaatschappijen is een trend. Om goede redenen worden kernactiviteiten (zoals de uitvoering van pensioenregelingen, integraal risicomanagement, vermogensbeheer) overgedragen aan externe partijen. Tegelijkertijd veranderen reeds bestaande relaties met externe partners zich inhoudelijk. De afgelopen jaren heeft DNB aandacht gevraagd voor de praktijk van het uitbesteden en de inventarisatie van bijbehorende risico’s. De juridische experts van IPFOS bieden pensioenfondsen en verzekeringsmaatschappijen ondersteuning bij het inventariseren van de risico’s van uw uitbestedingsovereenkomsten en de mate waarin deze voldoen aan de huidige gestelde toezichtvereisten.

Juridische Zaken / Contractmanagement

Wanneer heeft u voor het laatst de vraag gesteld of uw uitbestedingsovereenkomsten passend en actueel zijn? De juridische experts van IPFOS zijn de mening toegedaan dat uitbestedingsovereenkomsten een levenscyclus kennen en contractmanagement een kernactiviteit is. DNB heeft op het gebied van uitbesteding de volgende minimale vereisten gesteld aan het uitbestedingsbeleid met betrekking tot de onderwerpen die daarvan deel dienen uit te maken:

• De doelstellingen die de organisatie heeft ten aanzien van uitbesteding (reden).
• Een expliciete uiteenzetting van wat wordt uitbesteed en wat niet (scope).
• Aan wie wordt uitbesteed: de voorwaarden of selectiecriteria voor de uitvoerder.
• Hoe en wanneer de organisatie de prestaties van de uitvoerder, aan de hand van vooraf vastgestelde indicatoren en rapportages, monitort.
• Hoe en wanneer de organisatie de uitbestedingsrelatie en het uitbestedingsbeleid in zijn geheel evalueert.

IPFOS hanteert een gedegen en praktische aanpak bij de analyse van uw contractmanagement. Deze analyse start met een ‘Walk Through’ die gebaseerd is op bovenstaande door DNB geformuleerde minimale vereisten. Hierbij worden deze vereisten van een praktische context voorzien aan de hand van vermoede en onvermoede vragen zoals:

• Sluit de uitbestedingsovereenkomst aan op uw uitbestedingsbeleid en de risico-analyse en kritische risico-indicatoren die voor uitbesteding zijn opgesteld?
• Zijn de Service Level Agreements (SLA’s) en het Dossier Afspraken en Procedures (DAP) bij de uitbestedingsovereenkomst “SMART” geformuleerd in termen van resultaatafspraken?
• Kent uw uitbestedingsovereenkomst een bonus / malus vergoeding of boeteclausule die aansluit op de resultaatafspraken?
• In hoeverre voldoen uw uitbestedingsovereenkomsten aan de gestelde vereisten en in welke mate kunt u dat aantonen bij een audit?
• Hoe hoog is het bedrag van eventuele schade dat voor eigen rekening van huw organisatie komt?
• Wat zijn de clausules in geval van het beëindigen van een overeenkomst en de overgang naar een andere externe partij?

Het eindresultaat van de ‘Walk Through’ is een duidelijke inventarisatie van de fase van de levenscycli van uw uitbestedingsovereenkomsten. Deze inventarisatie wordt aangevuld met mogelijke praktische aanbevelingen voor een verdere versterking van uw contractmanagement en bijbehorende prioritering van activiteiten. Deze analyse, rapportage, aanbevelingen en prioritering maken contractmanagement tot een aantoonbare kernactiviteit van uw organisatie.